Zelfevaluatie: informatie voor zorgorganisaties

“Ik wil graag helder krijgen voor onszelf en andere betrokkenen wat er binnen het hospice nog verbeterd kan worden in de kwaliteit van onze zorg. De Zelfevaluatie maakt dit voor onze inzichtelijk; wat gaat er goed en wat kan er beter?” 

Fasen van de Zelfevaluatie

De zelfevaluatie bestaat uit vier fasen:

Fase 1 en 2 bestaat uit het beantwoorden van vragen over onderdelen van het Kwaliteitskader palliatieve zorg, fase 3 uit dossieronderzoek naar een aantal niet-onverwacht overleden patiënten en fase 4 uit het analyseren van de antwoorden en het opstellen van actieplan voor de komende jaren.  

Aanpak 

De manier waarop je de Zelfevaluatie in jouw organisatie uitvoert, bepaal je zelf. Via het maken van een plan van aanpak, stel je vast waarom je de Zelfevaluatie wilt uitvoeren en wat het jouw organisatie op moet leveren. Ook schrijf je op wie alle betrokkenen zijn, maak je een tijdsplanning en leg je de financiën vast. Denk bij dit laatste aan de kosten van huur overlegruimtes, catering en eventuele vergoeding van medewerkers. Aan het uitvoeren van de Zelfevaluatie zelf zijn geen kosten verbonden. 

“Met de Zelfevaluatie wil ik voor onszelf en voor andere betrokkenen helder krijgen waar ons hospice staat als het gaat om de waarden, wensen en behoeften van onze gasten en hun naasten op het gebied van palliatieve zorg. Daarnaast vind ik het belangrijk om onze resultaten van de Zelfevaluatie te vergelijken met de resultaten van de andere hospices in ons netwerk.”

Wie voert de Zelfevaluatie uit 

De Zelfevaluatie is zo ontwikkeld dat je met je eigen zorgorganisatie zelf aan de slag kunt, eventueel met hulp van de netwerkcoördinator.  

Meestal wordt de Zelfevaluatie uitgevoerd door een projectleider, projectgroep (circa drie personen) en een werkgroep. Voor de verbinding met het beleid van de organisatie is ondersteuning van een kwaliteitsfunctionaris prettig.  

Je netwerkcoördinator is je eerste aanspreekpunt bij vragen en voor begeleiding. 

Als zorgorganisatie analyseer je de uitkomsten zelf en stel je ook het verbeterplan op. Stichting PZNL heeft hier geen rol in en geeft dus geen oordeel over de uitkomsten.  

“Het is leuk en erg leerzaam om met alle disciplines bij elkaar te zitten en met elkaar te werken aan dit hele concrete gezamenlijke doel: zorgen voor een betere kwaliteit van de palliatieve zorg voor de gasten van het hospice en hun naasten!”

Verloop van de Zelfevaluatie 

Ook het verloop van de Zelfevaluatie en de volgorde van de fasen kunnen per organisatie verschillen. In onderstaande figuur zie je hoe het verloop eruit zou kunnen zien.  

Voorbeeld van verloop van de Zelfevaluatie:

Tijdsinvestering  

De hoeveelheid tijd die je als organisatie investeert aan de Zelfevaluatie, hangt af van een aantal factoren, zoals de grootte van de organisatie en de gekozen aanpak. Omdat de Zelfevaluatie een momentopname is, wordt de Zelfevaluatie meestal binnen drie maanden tijd doorlopen (tot en met de oplevering van een actieplan). 

Uit de evaluatie van deelnemende organisaties blijkt dat er gemiddeld tussen de 20 en 50 uur aan wordt besteed. Het kost tijd, maar het levert ook veel op. Denk aan bewustwording, van elkaar leren en het geeft een gericht beeld waar verbetering mogelijk is.  

Digitale Zelfevaluatie en overeenkomst 

De Zelfevaluatie wordt ondersteund door een digitaal programma (Exata). In dit programma kun je de uitkomsten van jouw organisatie noteren, zodat je aan het einde een rapport kunt maken.  

Om in het digitale programma te kunnen inloggen, wordt een overeenkomst opgesteld. Er worden gegevens ingevoerd, dus als zorgorganisatie heb je er recht op om te weten waar en wat er mee gebeurt. In de overeenkomst staat dat de zorgorganisatie toegang krijgt tot het online programma, gegevens vertrouwelijk worden behandeld, geen AVG gegevens ingevuld mogen worden en dat je zelf af kan stemmen of de netwerkcoördinator inzage krijgt. 

Het is niet noodzakelijk om het digitale programma te gebruiken voor de uitvoer van de Zelfevaluatie. Sommigen vinden het prettig om via een geprinte versie van de Gids (handleiding en de vragen van de Zelfevaluatie) gezamenlijk te bespreken en te beantwoorden om de antwoorden vervolgens in de digitale applicatie in te vullen. Ook komt het voor dat organisaties geen gebruik maken van de digitale versie maar van een eigen format. 

Online inspiratiebijeenkomsten 

Wil je graag laagdrempelig meer informatie ontvangen over de Zelfevaluatie en ervaringen en successen uitwisselen met andere organisaties die de Zelfevaluatie al hebben uitgevoerd? Neem dan deel aan één of meerdere online inspiratiebijeenkomsten die we organiseren voor netwerkcoördinatoren, geïnteresseerde zorgorganisaties en deelnemende zorgorganisaties.  

Wil je deelnemen aan een online inspiratiebijeenkomst? Meld je aan bij team Zelfevaluatie via zelfevaluatiepz@pznl.nl met je naam, functie, e-mailadres en zorgorganisatie en de datum van je keuze. We sturen je tijdig een Teams-link.

Meer informatie en starten 

Ook zin om aan de slag te gaan met de Zelfevaluatie? Dowload de factsheet met alle informatie op een rij en/of neem voor meer informatie contact op met de netwerkcoördinator van jouw Netwerk Palliatieve Zorg. Via de netwerkcoördinator kun je ook in contact komen met organisaties die eerder een Zelfevaluatie hebben uitgevoerd.  

Wil je toegang tot het digitale programma? Dan kun je dit formulier invullen en mailen naar zelfevaluatiepz@pznl.nl. Binnen een week ontvang je per e-mail de informatie om te kunnen starten. 

“We doen het al best goed, maar kunnen zeker nog een verbeterslag maken. Enkele van de belangrijkste verbeterpunten zijn zaken waar de patiënt en de naasten direct baat bij hebben. Denk aan het beter informeren van vrijwilligers over hoe het gaat met de gast (op lichamelijk én mentaal gebied). En het verbeteren van de zorg voor de spirituele behoeftes van de gast.”

Vragen?

Als netwerkcoördinator en zorgorganisatie kun je laagdrempelig vragen stellen aan team Zelfevaluatie over alles wat met de Zelfevaluatie te maken heeft. Ook kunnen we meedenken met het plan van aanpak of de analyse van de Zelfevaluatie. Neem hiervoor contact op via team Zelfevaluatie. 

Meer informatie voor deelnemende zorgorganisaties

Neemt jouw organisatie al deel aan de Zelfevaluatie? Op Informatie voor deelnemende zorgorganisaties vind je meer informatie en handige documenten en links.  

Meer informatie voor netwerkcoördinatoren

Wil je zorgorganisaties in jouw netwerk inspireren en ondersteunen bij het uitvoeren van een Zelfevaluatie? Op Palliaweb voor netwerkcoödinatoren vind je alle informatie die je daarvoor nodig hebt.