Wat kan er nú al beter qua borging in de toekomst?

Wat verstaan we onder borging? 

Dat iedereen geschoold en overtuigd moet worden van het belang van het thema. Borging moet niet pas na afloop gebeuren, maar vanaf het begin aandacht krijgen, zodat het thema een vaste plek krijgt in de werkwijze. Ook na afloop van het programma moet het thema belangrijk blijven voor huidige én nieuwe medewerkers. 

Waarom belangrijk?  

Op tijd borgen voorkomt dat kennis, processen en resultaten die zijn opgebouwd in het project, verloren gaan na afloop van het project. Het draagt eraan bij dat je project soepel overdraagbaar en duurzaam toepasbaar wordt in de praktijk. Zo bouw je vanaf het begin aan iets dat blijft werken, ook nadat het project is afgerond.

Geleerde lessen/ tips 

Over wat er nú al beter kan qua borging in de toekomst: 

• Maak de rol en bijdrage van teamleden duidelijk voor de projectfase en de langere termijn. 
  Maak concreet wat je verwacht van projectteamleden qua rol en bijdrage binnen enerzijds het project maar ook op langere termijn, na afloop van het project. 
• Wees je bewust van het belang van betrokkenheid bij alle managementlagen. 
  Het zorgt voor draagvlak en consistente communicatie, waardoor medewerkers vertrouwen krijgen en veranderingen beter accepteren. 
• Voel je dat iemand twijfelt over het nut van het project? Check bij diegene of dit gevoel klopt. 
  Check bij die persoon of dit alleen zijn/haar gevoel is of dat hij/zij dit gevoel herkent. Dit gesprek kan je waardevolle inzichten brengen. 
• Heb regelmatig aandacht voor de relatie met stakeholders.  
  Houd regelmatig contact met allerlei stakeholders over hoe het gaat. En ga na of zij wat extra's nodig hebben om eventuele gemaakte afspraken na te komen. 
• Deel de ervaringen van degenen die al met het thema zijn gestart en hierover positief zijn. 
  De positieve energie van deze personen kan aanstekelijk werken bij andere groepen die hiermee nog aan de slag dienen te gaan. 
• Draai eerst een pilot en wacht de resultaten af.  
  Als je project een groot gebied bestrijkt of veel doelgroepen, geeft een pilot je de ruimte om in een kleine groep ervaringen op te doen. Op basis van de pilotresultaten kun je besluiten om nog wat aanpassingen te doen en/of om daarna uit te breiden naar een grotere groep. 
• Laat het thema structureel opnemen in de werkprocessen. 
  Zodat het thema blijvend aandacht krijgt en zodat mensen die niet betrokken waren bij het project, toch het thema goed in hun werkzaamheden kunnen integreren. Denk hierbij aan het opnemen van het thema in een standaard werkformulier, het werkprocessensysteem en periodiek op de agenda van een werkoverleg.