De projectleider maakt op basis het scholingsprogramma een scholingsplan. De projectleider initieert het organiseren en uitvoeren van het scholingsplan samen met de opleidingscoördinator van de organisatie. Het netwerk palliatieve zorg, de netwerkcoördinator, kan meedenken over het verzorgen van een gastles of training. Het is belangrijk om zorgverleners goed mee te nemen in waarom er gekozen is om met het Zorgpad Stervensfase te gaan werken. Voorbeelden zijn:

• het biedt kaders en overzicht
• eenduidig rapporteren van symptomen
• het geeft overzicht
• je vergeet niets

De ervaring leert dat zorgverleners gaandeweg de meerwaarde zelf ervaren.  

Het is belangrijk om zorgverleners goed mee te nemen in de instructie. Laat dit bij voorkeur uitleggen door iemand die veel ervaring heeft met het invullen van het zorgpad.

Houd het praktisch, leg bijvoorbeeld uit waar de letter A en B voor staan en oefen het invullen met elkaar. 
Het advies is om de implementatie van het zorgpad kleinschalig te beginnen door bijvoorbeeld een pilotlocatie te benoemen. De projectleider kan zeer regelmatig (wekelijks) contact opnemen met de locatie om te inventariseren of er hulp of ondersteuning nodig is bij het markeren van de stervensfase, dan wel het starten van het zorgpad. 

Zorgverleners kunnen vragen en/of ondersteuning nodig hebben bij het invullen van het zorgpad. Het is aan de projectleider hiervoor oplossingen te bedenken. Zo kan de projectleider afspraken maken over het koppelen van een in palliatieve zorg gespecialiseerde verpleegkundige aan de patiënt. Bijvoorbeeld: een palliatieve zorg gespecialiseerde verpleegkundige wordt als eerste contactpersoon vermeld in het EPD van de patiënt. Zo zien zorgverleners bij wie ze terecht kunnen met vragen over palliatieve zorg en over het invullen van het zorgpad.

Als er binnen de organisatie geen palliatieve zorg gespecialiseerde verpleegkundige beschikbaar is, kan de projectleider overwegen gebruik te maken van een consulent palliatieve zorg uit het regionale Netwerk Palliatieve Zorg. Het is de taak van de projectleider om afspraken te maken over wanneer deze dienst wordt ingezet. Het gebruik van een consulent palliatieve zorg is kosteloos. Overigens hoeft dit niet alleen gekoppeld te zijn aan vragen over het zorgpad. Er kan te allen tijde 24/7, bij vragen over (complexe) palliatieve zorg, een beroep worden gedaan op het regionale consultatieteam palliatieve zorg. Meer informatie kun je vinden op: https://palliaweb.nl/zorgpraktijk/consultatie

Naast zorginhoudelijke vragen kunnen er ook technische storingen optreden. Ook hierin heeft de  projectleider een rol, bijvoorbeeld over het inrichten van support. Bijvoorbeeld: zorgverleners kunnen bij een technische storing dit melden bij de afdeling ICT.   

Wanneer de implementatie een half jaar loopt kan een tussenmeting gedaan worden. Op basis van de resultaten van de tussenmeting kan er tussendoor worden bijgestuurd bijsturen op bijvoorbeeld het invullen van het zorgpad.

Nadat zorgverleners voor de eerste keer een zorgpad hebben ingevuld is het belangrijk om hier met het team op te reflecteren. Plan als projectleider een moment in nadat een patiënt is overleden. Bespreek het stervensproces van de patiënt met het ingevulde zorgpad. Vraag hoe de zorgverleners terugkijken op het stervensproces. Indien bekend kan ook de ervaring van de naaste(n) worden besproken.

De projectleider kan vragen stellen over enkele cruciale stappen zoals:

• Hoe hebben de zorgverleners het invullen van het zorgpad ervaren? Wat is ze bijgebleven? Wat hebben ze geleerd? Hoe helpt het ze in het vervolg? Zijn er nog  vragen of onduidelijkheden?
• Is de stervensfase gemarkeerd door de arts? 
• Is de markering genoteerd in het dossier? 
• Heeft de arts bij de start van het zorgpad de medicijnen en handelingen beoordeeld? Heeft de arts zo nodig medicatie voorgeschreven? 
• Zijn de patiënt en zijn naasten geïnformeerd over het ingaan van de stervensfase? 
• Is in afstemming met de patiënt het zorgplan gesloten en het zorgpad gestart? 
• Is er iedere vier uur gerapporteerd op de doelen en aandachtpunten? Wat ging goed, wat kan  beter? Begrijpt iedere zorgverlener wanneer en waarom de letters A en B worden ingevuld?

Figuur 8 Zorgverleners evalueren de inzet van het zorgpad

Terugkoppeling

Het is de taak van de projectleider om de resultaten van de implementatie terug te koppelen aan het management. Inzichten in de resultaten zijn belangrijk omdat het management op basis hiervan kan besluiten om door te gaan, uit te breiden of te stoppen. De projectleider kan kiezen voor het schrijven van een evaluatierapport. Maar voor het management kan ook een mondelinge toelichting voldoende zijn. Naast het informeren van het management is het waardevol de betrokken medewerkers inzicht te geven in de resultaten. Het kan  leerzaam en motiverend zijn om te horen en te zien wat er is veranderd tijdens de implementatiefase. De projectleider bespreekt de resultaten en gaat na of zorgverleners deze herkennen. Daarnaast kan een globaal overzicht van de resultaten van de evaluatie in een nieuwsbrief informatief en inspirerend zijn voor alle medewerkers, met name voor hen die niet bij de implementatie zijn betrokken.